Coretax dan Batas Kewenangan dalam Administrasi Perpajakan

Implementasi Coretax mengubah cara wajib pajak badan mengelola akses administrasi perpajakan. Jika sebelumnya kredensial akun perusahaan dapat digunakan bersama, Coretax menerapkan akses berbasis pengguna dengan pembagian peran dan kewenangan.

Perubahan ini membuat perusahaan perlu membedakan dua hal, akses untuk menjalankan fungsi administrasi dan kewenangan untuk melaksanakan hak serta memenuhi kewajiban perpajakan. Perbedaan tersebut menjadi penting ketika perusahaan memberikan akses kepada karyawan, khususnya untuk fungsi penandatanganan SPT.

Akses dan Kewenangan

Dalam Coretax, wajib pajak badan memiliki penanggung jawab atau person in charge (PIC). PIC merupakan wajib pajak orang pribadi yang ditunjuk untuk mengelola administrasi perpajakan wajib pajak badan melalui akun pribadinya.

Setelah masuk ke Coretax, PIC dapat melakukan impersonate untuk mengakses akun wajib pajak badan dan menjalankan hak serta memenuhi kewajiban perpajakan sesuai kewenangannya. PIC tidak harus mengerjakan seluruh administrasi perpajakan sendiri. Perusahaan dapat memberikan role access kepada karyawan sesuai fungsi dan tanggung jawabnya.

Misalnya, role drafter memungkinkan karyawan mengisi data dan menyiapkan draf dokumen perpajakan, termasuk SPT dan e-Bupot. Role ini tidak memberikan kewenangan untuk menandatangani atau menyampaikan dokumen kepada Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

Sementara itu, role signer (penanda tangan) memungkinkan pengguna membubuhkan tanda tangan elektronik dan menyampaikan dokumen perpajakan. Pengguna dengan role tersebut juga dapat mengakses data historis SPT perusahaan hingga lima tahun sebelumnya bersama PIC.

Namun, pemberian role signer tidak dengan sendirinya menentukan kedudukan hukum karyawan sebagai wakil atau kuasa wajib pajak. Di sinilah perusahaan perlu membedakan hak akses dalam sistem dan dasar kewenangan menurut ketentuan perpajakan.

Signer SPT

Dalam praktik, perusahaan dapat menunjuk staf atau manajer pajak sebagai signer karena mereka yang menjalankan administrasi perpajakan sehari-hari. Dari sisi sistem, penunjukan tersebut dapat dilakukan melalui role access. Namun, dari sisi hukum perpajakan, penandatanganan SPT memiliki persyaratan tersendiri.

SPT harus ditandatangani oleh wajib pajak, wakil wajib pajak, atau kuasa wajib pajak sesuai Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1983 tentang Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan (UU KUP). Karena itu, karyawan yang hanya memiliki role signer belum tentu memiliki kewenangan untuk menandatangani SPT.

Jika karyawan tersebut secara nyata mempunyai wewenang untuk menentukan kebijakan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan, ia dapat memenuhi kriteria sebagai wakil wajib pajak. Sebaliknya, apabila karyawan tidak memiliki kedudukan sebagai wakil tetapi ditunjuk untuk menandatangani SPT, perusahaan perlu memastikan karyawan tersebut bertindak sebagai kuasa dan memenuhi persyaratan yang berlaku.

Dengan demikian, perusahaan tidak cukup hanya memastikan bahwa role signer telah tersedia di Coretax. Dasar kewenangan penandatangan juga perlu dipastikan.

Status Karyawan

Pemberian akses kepada karyawan tidak otomatis menjadikan karyawan sebagai kuasa wajib pajak. Karyawan dapat menjalankan fungsi administratif tertentu tanpa surat kuasa khusus. Misalnya, karyawan dapat membuat draf SPT, kode billing, faktur pajak, atau bukti pemotongan sesuai role access yang diberikan.

Kedudukannya berbeda ketika karyawan menjalankan hak atau memenuhi kewajiban perpajakan sebagai wakil atau kuasa. Pasal 32 UU KUP mengatur pihak yang dapat menjadi wakil wajib pajak. Dalam konteks wajib pajak badan, kedudukan tersebut berkaitan dengan pengurus atau pihak yang secara nyata mempunyai wewenang untuk menentukan kebijakan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan.

Sementara itu, kuasa memperoleh kewenangan berdasarkan surat kuasa khusus dari wajib pajak untuk melaksanakan hak dan/atau memenuhi kewajiban perpajakan tertentu. Pemberian kuasa tidak mengalihkan tanggung jawab wajib pajak atas kewajiban perpajakannya.

Perbedaan ini perlu diperhatikan karena wakil wajib pajak dapat memiliki tanggung jawab secara pribadi dan/atau secara renteng atas pembayaran pajak yang terutang sesuai dengan ketentuan perpajakan.

Faktur dan SPT

Perusahaan juga perlu menghindari anggapan bahwa karyawan yang telah diberi kewenangan menandatangani dokumen perpajakan tertentu otomatis dapat menandatangani SPT. Misalnya, seorang karyawan diberi tugas untuk menandatangani faktur pajak. Ketika karyawan yang sama ditunjuk untuk menandatangani SPT, perusahaan perlu menilai kembali dasar kewenangannya.

Penandatanganan faktur pajak tidak dengan sendirinya menjadikan karyawan sebagai wakil atau kuasa wajib pajak. Sebaliknya, penandatanganan SPT mensyaratkan kedudukan sebagai wajib pajak, wakil wajib pajak, atau kuasa wajib pajak.

Dengan kata lain, satu orang dapat memiliki akses untuk melakukan beberapa aktivitas perpajakan, tetapi dasar kewenangan untuk setiap aktivitas tersebut tidak selalu sama.

Surat Kuasa

Ketentuan mengenai kuasa wajib pajak perlu diperhatikan ketika perusahaan menunjuk karyawan yang bukan wakil wajib pajak untuk menandatangani SPT. Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 44 Tahun 2026 tentang Persyaratan untuk Menjadi Kuasa di Bidang Perpajakan dan Tata Cara Pelaksanaan Hak dan Pemenuhan Kewajiban Kuasa di Bidang Perpajakan mengatur persyaratan bagi pihak yang dapat bertindak sebagai kuasa.

Pihak yang dapat ditunjuk sebagai kuasa meliputi konsultan pajak, pihak lain, serta keluarga, yaitu suami, istri, dan keluarga sedarah atau semenda sampai dengan derajat kedua. Untuk pihak lain, termasuk karyawan yang memenuhi kriteria sebagai pihak lain, terdapat persyaratan administrasi berupa surat keterangan terdaftar (SKT) sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan penunjukan karyawan sebagai kuasa tidak berhenti pada pemberian role access di Coretax. Surat kuasa dan persyaratan kuasa juga perlu dipenuhi.

Langkah Perusahaan

Implementasi Coretax membuat perusahaan perlu menata kembali pengelolaan akses dan kewenangan perpajakannya. Setidaknya, perusahaan perlu melakukan empat langkah.

Pertama, petakan pengguna dan role access. Identifikasi siapa saja yang memiliki akses ke akun wajib pajak badan dan aktivitas apa yang dapat dilakukan masing-masing pengguna.

Kedua, periksa dasar kewenangan. Pastikan setiap pengguna yang menjalankan fungsi perpajakan memiliki dasar kewenangan yang sesuai dengan aktivitasnya.

Ketiga, review fungsi signer. Pastikan pihak yang menandatangani SPT memiliki kedudukan sebagai wajib pajak, wakil, atau kuasa sesuai ketentuan.

Keempat, dokumentasikan kewenangan. Pastikan surat kuasa, dokumen perusahaan, dan dokumen pendukung lainnya tersedia dan konsisten dengan akses serta fungsi yang diberikan di Coretax.

Langkah tersebut penting terutama bagi perusahaan yang memberikan akses perpajakan kepada banyak karyawan.

Tax Compliance

Coretax membuat pengelolaan akses menjadi bagian dari kepatuhan pajak (tax compliance) dan tata kelola perusahaan. Perusahaan tidak cukup memastikan SPT telah dihitung, ditandatangani, dan dilaporkan tepat waktu. Perusahaan juga perlu memastikan pihak yang melakukan setiap tindakan memiliki akses yang tepat dan kewenangan yang tepat.

Bagi tim pajak, hal ini berarti review compliance perlu mencakup tiga aspek yang saling terkait, yaitu siapa penggunanya, apa role access-nya, dan apa dasar kewenangannya. Khusus untuk penandatanganan SPT, kesesuaian antara ketiga aspek tersebut menjadi penting untuk mengurangi risiko administratif maupun hukum.

Dengan demikian, pemberian role access di Coretax sebaiknya menjadi bagian dari tax governance, bukan sekadar pengaturan teknis akses sistem.