Audit Readiness: Memastikan Local File Siap Diuji dalam Pemeriksaan

Memiliki local file yang telah disusun sesuai dengan ketentuan transfer pricing tidak serta-merta membuat wajib pajak siap menghadapi pemeriksaan. Perusahaan juga perlu memastikan seluruh data dan dokumen pendukung transaksi afiliasi dapat disediakan secara cepat, lengkap, dan konsisten ketika diminta oleh pemeriksa pajak.

Kesiapan tersebut dikenal sebagai audit readiness, yaitu kemampuan wajib pajak untuk membuktikan isi dan kesimpulan dalam local file melalui data, dokumen, serta informasi pendukung yang relevan. Dalam praktik pemeriksaan transfer pricing, permintaan data dapat meluas dari local file ke berbagai dokumen pendukung lainnya yang digunakan untuk memperkuat, menjustifikasi, dan melengkapi informasi yang disajikan dalam local file tersebut.

Di antaranya perjanjian intercompany, invoice, bukti pembayaran, dokumen pelaksanaan transaksi, korespondensi, hingga dasar penetapan harga. Karena itu, perusahaan yang hanya memastikan local file tersedia berpotensi menghadapi kendala ketika pemeriksa meminta bukti pendukung atas transaksi yang dilaporkan.

Dokumen PER-22

Dalam konteks pemeriksaan transaksi afiliasi, wajib pajak juga perlu membedakan antara kewajiban dokumentasi transfer pricing dan pedoman pemeriksaan bagi aparat pajak. Hal ini berkaitan dengan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-22/PJ/2013 tentang Pedoman Pemeriksaan terhadap Wajib Pajak yang mempunyai hubungan istimewa.

PER-22 bukan merupakan ketentuan yang mewajibkan wajib pajak membuat atau menyiapkan “dokumen PER-22”. Kewajiban dokumentasi transfer pricing bagi wajib pajak saat ini mengacu pada ketentuan yang berlaku, termasuk Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172 Tahun 2023 tentang Penerapan Prinsip Kewajaran Dan Kelaziman Usaha Dalam Transaksi Yang Dipengaruhi Hubungan Istimewa (PMK 172/2023).

PER-22 sendiri diterbitkan pada 2013, sebelum PMK 172/2023. Oleh karena itu, ketentuan tersebut tidak dapat diposisikan sebagai dasar kewajiban dokumentasi baru bagi wajib pajak.

Meskipun PER-22 merupakan petunjuk teknis internal pemeriksa dan bukan dasar hukum yang membebankan kewajiban dokumentasi tambahan bagi wajib pajak, pedoman ini memberikan gambaran yang jelas mengenai aspek pembuktian transaksi hubungan istimewa yang menjadi fokus otoritas pajak. Dalam konteks audit readiness, melakukan evaluasi mandiri berbasis kriteria pemeriksaan tersebut merupakan salah satu langkah konkret untuk memetakan risiko sengketa sejak dini. Dengan demikian, bagi wajib pajak, pemahaman atas pola pemeriksaan dapat digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam mempersiapkan bukti pendukung transaksi afiliasi.

Waktu Terbatas

Kebutuhan terhadap kesiapan dokumen semakin relevan karena pemeriksaan memiliki batas waktu tertentu untuk pemenuhan permintaan data. Berdasarkan PMK 172/2023 Pasal 34 ayat (2), dokumen penentuan harga transfer harus diserahkan paling lama 1 bulan sejak tanggal permintaan dalam konteks pemeriksaan sebagaimana diatur dalam ketentuan tersebut.

Berdasarkan PMK 15/2025 Pasal 18 ayat (2), tanggapan atas surat pemberitahuan hasil pemeriksaan (SPHP) diberikan dalam waktu 5 hari kerja. Kondisi tersebut membuat proses pengumpulan dan validasi data tidak ideal jika baru dilakukan setelah pemeriksaan dimulai.

Dokumen transaksi afiliasi biasanya tersebar di berbagai fungsi perusahaan. Kontrak dapat berada pada fungsi legal, invoice dan pembukuan pada finance, bukti pembayaran pada treasury, sedangkan dokumentasi mengenai pelaksanaan jasa atau aktivitas tertentu dapat berada pada unit bisnis terkait.

Tanpa persiapan sebelumnya, pengumpulan dokumen dalam waktu yang tersedia dapat meningkatkan risiko keterlambatan maupun ketidakkonsistenan informasi.

Rekonsiliasi Data

Selain ketersediaan dokumen, konsistensi informasi menjadi bagian penting dari audit readiness. Nilai transaksi yang tercantum dalam local file perlu dapat direkonsiliasi dengan pembukuan, laporan keuangan, serta pelaporan transaksi afiliasi dalam SPT.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa informasi dalam kontrak intercompany sesuai dengan transaksi yang benar-benar dilakukan. Perbedaan antara isi kontrak dan kondisi aktual transaksi dapat menimbulkan pertanyaan lebih lanjut dalam pemeriksaan.

Hal serupa berlaku pada dokumen transfer pricing lainnya. Jika relevan, pemeriksa dapat membandingkan informasi dalam local file dengan master file, laporan keuangan, dan informasi transaksi afiliasi yang dilaporkan dalam SPT.

Perbedaan angka atau informasi tidak selalu berarti terdapat kesalahan transfer pricing. Namun, setiap perbedaan perlu dapat dijelaskan berdasarkan fakta transaksi dan perlakuan akuntansi maupun perpajakan yang relevan.

Jasa Intra-Grup

Transaksi jasa intra-grup, termasuk management fee dan jasa pendukung lainnya, juga menjadi area yang membutuhkan kesiapan dokumentasi. Perusahaan perlu dapat menjelaskan jenis jasa yang diberikan, pihak yang menerima jasa, pelaksanaan kegiatan, serta manfaat yang diperoleh dari jasa tersebut.

Invoice atau kontrak saja belum tentu memberikan gambaran yang memadai mengenai pelaksanaan transaksi. Oleh sebab itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penyimpanan bukti pendukung seperti laporan, deliverables, korespondensi, dokumentasi kegiatan, atau bukti lain yang relevan dengan transaksi.

Kesiapan serupa diperlukan untuk transaksi pembiayaan dan transaksi lainnya. Dasar penetapan tingkat bunga, metode penentuan harga, data pembanding, atau dokumen lainnya yang mendukung analisis transfer pricing perlu dapat ditelusuri kembali apabila diminta.

Simulasi Pemeriksaan

Untuk meningkatkan kesiapan, perusahaan dapat melakukan transfer pricing readiness review secara berkala. Review tersebut dapat dimulai dengan mengidentifikasi transaksi afiliasi yang material atau memiliki risiko transfer pricing, kemudian menelusuri angka dalam local file hingga ke pembukuan dan SPT.

Selanjutnya, perusahaan dapat memeriksa ketersediaan kontrak, invoice, bukti pembayaran, bukti pelaksanaan transaksi, dasar penetapan harga, serta dokumen analisis yang mendukung kesimpulan transfer pricing. Simulasi juga dapat dilakukan dengan menempatkan perusahaan pada posisi seolah-olah menerima permintaan data dari pemeriksa.

Dari simulasi tersebut, perusahaan dapat mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dokumen dan apakah informasi dari fungsi tax, finance, legal, operasional, dan manajemen memberikan penjelasan yang konsisten. Langkah tersebut memungkinkan perusahaan mengidentifikasi dokumen yang belum tersedia, data yang belum direkonsiliasi, maupun penjelasan transaksi yang masih perlu diperkuat sebelum pemeriksaan berlangsung.

Instrumen Lain

Audit readiness juga tidak menggantikan instrumen manajemen risiko transfer pricing lainnya. Untuk transaksi tertentu, wajib pajak dapat mempertimbangkan advance pricing agreement (APA) sebagai instrumen untuk memperoleh kepastian mengenai penerapan prinsip kewajaran dan kelaziman usaha di muka.

Sementara itu, apabila koreksi transfer pricing menimbulkan potensi pajak berganda, mutual agreement procedure (MAP) dapat menjadi mekanisme yang relevan untuk penyelesaian isu tersebut. Dengan demikian, local file, audit readiness, APA, dan MAP memiliki fungsi yang berbeda dalam pengelolaan risiko transfer pricing.

Kepatuhan dokumentasi transfer pricing tidak hanya berkaitan dengan tersedianya local file. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa kesimpulan dalam dokumen tersebut dapat didukung oleh data dan bukti yang relevan. Pertanyaan yang perlu dijawab wajib pajak bukan hanya apakah local file sudah tersedia, tetapi juga apakah perusahaan siap menunjukkan dasar dari setiap angka, transaksi, dan kesimpulan yang tercantum di dalamnya ketika pemeriksaan berlangsung.